請求書を作った後の送り方は？マナーやメールのテンプレなどをご紹介

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編集長の居残り補習教室

請求書の送付方法

PDFで送るのがスタンダード

Word や Excel のまま送るのは編集される可能性があるのでNGです。

PDF化して送るのが鉄則です。

送付方法は事前確認

メール送付が基本ですが、「紙でほしい」「チャットでOK」など、クライアントの要望は様々。

必ず最初に確認しておきましょう！

メール送信時のテンプレ例

件名・本文に「請求書添付」を明記し、見落とし防止を意識しましょう！

件名：【請求書送付のご連絡】◯◯様

◯◯株式会社
◯◯様

お世話になっております。フリーランスエンジニアの◯◯です。

2025年4月分の請求書を添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。
ご不明点があればお気軽にご連絡ください。

【添付ファイル】請求書_◯◯（社名or氏名）.pdf

よろしくお願いいたします。

◯◯（自分の名前）
メールアドレス：xxxx@xxxx.com

送る前に最終チェック

うっかりミスがないか最終確認。

以下は、何度も確認しましょう！

最後に、送信先メールアドレスはコピペミスに注意！

請求書の作り方自体が分かっていない方はコチラをチェック！

パスワード付きPDFはセキュリティ重視派におすすめ

請求書には、「振込先の口座情報」や「金額」「住所」などの個人情報が含まれます。

そのため、万が一、メールが誤送信された場合に備えて、パスワード付きのPDFにするのは有効なセキュリティ対策です。

特にこんな場合は、念のためパスワード付きにしておくと安心！

パスワードの伝え方は、別メールやチャットで「○○様、PDFファイルのパスワードはこちらです」と別メールで伝えるのが鉄則。

また、件名や本文にも「パスワードのご案内」としっかり明記しておくと相手側も分かりやすいですね。

メール以外で送ることもある？稀なケースも知っておこう

請求書の送付といえば今はPDFをメールで送るのが主流。

ですが、クライアントによってはメール以外の方法を希望されることも？

郵送で送ってほしいと言われたら？

年配の経理担当者や、古い慣習が残る企業では「紙での請求書を郵送してください」と言われることもあります。

この場合は、プリントアウトして、封筒で送付。

できれば送付状（表紙）を同封すると、より丁寧な印象になります。

チャットツールでの請求書送付？

最近では、ChatworkやSlackなどのビジネスチャットでやりとりしている取引先も増えています。

そのまま、チャットに請求書PDFを添付して送ってOKという会社もフリーランスエンジニアの場合は多いはず。

そのため、やりとりの流れを見ながら臨機応変に対応しましょう！

ただし、チャットだけだと見落とされることもあるので、「念のためメールでもお送りしますね」とメールも併用するのが安全策といえます。

請求書はいつ送る？ベストなタイミングは？

請求書は作って終わりではなく、いつ送るかもとても大切です。

タイミングを間違えると、入金が遅れたり、取引先に迷惑をかけたりしてしまうことも…

基本は「締め日直後」や「業務完了後すぐ」

たとえば「月末締め・翌月末払い」の契約なら、月初の1〜3日以内に送るのがベストです。

遅くなると、取引先の経理処理が間に合わず、支払いが翌月にズレることもあります。

また、「業務が完了したタイミングですぐ送ってOK」といったケースもあるので、契約書やクライアントからの指示をあらかじめ確認しておきましょう！

月末や月初は経理も忙しい！

経理担当者がバタバタしやすいのが月末と月初。

「処理漏れ」「見逃し」「反映の遅れ」などが起きやすい時期でもあるため、できれば平日の日中（10時〜15時頃）に送ると好印象。

請求が遅れると入金も遅れますし、なにより「管理ゆるい人認定」されることも。

お金まわりの対応がきちんとしているかどうかは、信頼に直結します。

ここはエンジニアらしく、タスク管理も抜かりなく。

請求書を送った後も油断禁物

請求書は、送ったらそれで終わり…ではありません！

取引先によっては、処理が遅れていたり、そもそもメールが見落とされていたりすることもあるかもしれません。

特に、支払い予定日を過ぎても入金が確認できないときは、早めにフォローの連絡を入れましょう！

「催促＝失礼」という認識は捨てましょう！

「確認」として丁寧に伝えればOKです！

支払予定日を過ぎても入金がなければ、遠慮なく「ご確認のお願い」を行いましょう。

メールの例

件名：ご入金に関するご確認（◯月分 請求書）

◯◯株式会社
◯◯様

いつもお世話になっております。
フリーランスエンジニアの◯◯です。

◯月◯日にお送りいたしました◯月分の請求書について、ご入金予定日が過ぎておりますため、念のためご確認のご連絡を差し上げました。

お手続きの状況やご不明点などございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

◯◯（自分の名前）
メールアドレス：xxxx@xxxx.com

送付日・請求月などを明記して、相手がすぐ内容を把握できるように配慮すると親切です。

クライアントにとっても、丁寧な人だと思ってもらえたら印象UP！

結局のところ、ビジネスも人間 対 人間。

気持ちの良い人間と思われることで、次の案件に繋がっていくのです！

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